Het basiswerkprincipe van RFID-technologie is niet ingewikkeld: nadat de tag het magnetische veld is binnengegaan, ontvangt deze het radiofrequentiesignaal dat door de lezer wordt verzonden en verzendt de productinformatie (PassiveTag, passieve tag of passieve tag) die in de chip is opgeslagen met de energie verkregen door de geïnduceerde stroom, Of actief een signaal van een bepaalde frequentie sturen (ActiveTag, active tag of active tag); nadat de lezer de informatie heeft gelezen en gedecodeerd, wordt deze naar het centrale informatiesysteem gestuurd voor gerelateerde gegevensverwerking.
Een RFID-systeem (Radio Frequency Identification) bestaat uit twee delen: een lees-/schrijfeenheid en een elektronische transceiver. De lezer zendt elektromagnetische pulsen uit via de antenne en de zendontvanger ontvangt deze pulsen en stuurt als reactie opgeslagen informatie naar de lezer. In feite is dit het contactloos lezen, schrijven of wissen van gegevens in het geheugen.
Technisch gezien bestaat een "slimme tag" uit een RFID-circuit met een RFID-chip met een RFID-radiofrequentiegedeelte en een lus van een ultradunne antenne die samen met een dun plastic vel in de tag is ingebed. Meestal zit er een papieren etiket op dit etiket en kan een aantal belangrijke informatie duidelijk op het papieren etiket worden afgedrukt. De huidige smartlabels zijn over het algemeen zo groot als een creditcard. Voor kleingoed zijn er etiketten met een afmeting van 4,5 x 4,5 cm en er zijn ook ronde etiketten met een diameter van 4,7 cm die op cd's en dvd's worden gebruikt.
Het voordeel van transceivertechnologie in vergelijking met andere ID-technologieën zoals barcodes of magnetische strepen is de draadloze verbinding tussen lezer en transceiver: de lees-/schrijfeenheid heeft geen visueel contact met de transceiver nodig en kan dus volledig in het product worden geïntegreerd. Hierdoor is de transceiver geschikt voor ruwe omgevingen en is de transceiver niet gevoelig voor vocht, vuil en mechanische invloeden. Daarom heeft het transceiversysteem een zeer hoge leesbetrouwbaarheid, snelle data-acquisitie en niet in de laatste plaats arbeids- en papierbesparing.